Anrufannahme auslagern. Dein Team entlasten.
Wir nehmen Kundenanrufe in deinem Namen an und erfassen Anliegen nach deinem Ablauf. Für regelmäßiges Anrufvolumen, Überlauf und wiederkehrende Spitzen, damit dein Team nicht jeden Vorgang unterbrechen muss.
Telefonservice für Unternehmen, bei denen Anrufe Arbeit binden.
Ein Anruf unterbricht die Bearbeitung, der nächste erzeugt einen Rückruf. Wir nehmen vereinbarte Anrufarten entgegen, klären den Anlass und geben die nötigen Informationen weiter. Du entscheidest, was direkt beantwortet werden darf und wann dein Team übernimmt.
Dein Team bleibt in der Abarbeitung
Während Kunden jemanden erreichen, muss dein internes Team nicht jeden Vorgang unterbrechen, den Faden neu aufnehmen und später nacharbeiten.
Anliegen kommen strukturiert an
Wir erfassen, worum es geht, welche Informationen wichtig sind und was als Nächstes passieren soll. So bekommt dein Team keinen losen Rückrufzettel, sondern eine verwertbare Übergabe.
Standardfragen nach Vorgabe klären
Öffnungszeiten, Zuständigkeiten oder ein freigegebener Ablauf lassen sich anhand deiner Informationen beantworten. Fachliche Bewertungen und Zusagen außerhalb des Leitfadens geben wir weiter.
Entscheidungen bleiben bei der richtigen Stelle
Wir vereinbaren, welche Anliegen wir bearbeiten dürfen und welche an dein Team gehen. Ohne ausdrückliche Freigabe treffen wir keine Entscheidungen zu Verträgen, Erstattungen oder anderen sensiblen Vorgängen.
Anliegen aufnehmen. Den nächsten Schritt festhalten.
Eine Übergabe enthält die vereinbarten Angaben: wer anruft, worum es geht, wie dringend der Fall ist und wer übernimmt. Damit kann dein Team den Vorgang zuordnen, statt den Anlass erst rekonstruieren zu müssen.
Dein Team wird laufend aus Vorgängen gerissen, Rückrufe stauen sich oder Anrufspitzen müssen zuverlässig aufgefangen werden.
Wir sind keine private Erreichbarkeitsvertretung und kein Büroservice für gelegentliche Einzelanrufe.
So wird Anrufannahme zu einem klaren Prozess für dein Team.
Du legst fest, wie wir uns melden, was aufgenommen wird und wann dein Team wieder eingebunden wird. So kommt intern kein loses Telefonat an, sondern ein Vorgang, mit dem weitergearbeitet werden kann.
Dauerhafte Anrufannahme
Wir planen mit dir, welche Rufnummern und Anrufarten zu welchen Zeiten übernommen werden. Begrüßung, Pflichtangaben und Rückgabe an dein Team werden vorab festgelegt.
Überlauf und Besetztfall
Wann Anrufe weitergeleitet werden, hängt von deiner Telefonanlage und der Vereinbarung ab. Auslöser, Servicefenster und Kapazität prüfen wir vor dem Start; eine automatische Annahme aller Anrufe ist nicht zugesagt.
Wiederkehrende Spitzen
Bei wiederkehrenden Spitzen, Aktionen, Störungen oder saisonalen Phasen ist vorher klar, welche Anliegen wir direkt lösen und welche intern weiterbearbeitet werden.
Anliegen klar übergeben
Dein Team bekommt die Informationen, die es für den nächsten Schritt braucht: Anliegen, Priorität, Rückrufgrund und gewünschte Aktion.
Sensible Anfragen und Daten
Ob Identitätsabgleiche oder andere Prüfschritte übernommen werden können, klären wir anhand deiner Anforderungen. Dafür müssen Zuständigkeiten, Berechtigungen und Datenschutzvorgaben vorab feststehen.
Bearbeitung nachvollziehen
Wir stimmen ab, wie Anliegen dokumentiert und offene Fälle ausgewertet werden. In welchem Format und Rhythmus du Informationen erhältst, legen wir passend zu deinem Prozess fest.
- Welche Anrufe übernommen werden sollen
- Wie sich unsere Mitarbeiter am Telefon melden
- Welche Informationen pro Anliegen erfasst werden
- Welche Anliegen wir direkt lösen und welche intern weiterbearbeitet werden
- Welche Zeiten, Peaks und Volumina abgedeckt werden müssen
Frag an, wie wir deine Anrufannahme sinnvoll übernehmen können.
Nach deiner Anfrage melden wir uns persönlich. Im Telefontermin oder Zoom-Call besprechen wir Anrufarten, Zeiten und Übergabe und prüfen, welchen Umfang wir übernehmen können.
Anrufannahme anfragenSo werden Anrufe zu klaren Vorgängen.
Wir stimmen Begrüßung, Pflichtangaben und Eskalation mit dir ab und arbeiten das Team anhand typischer Fälle ein. Danach prüfen wir Übergaben und Rückfragen gemeinsam. Den Start vereinbaren wir, sobald Prozess, Zugänge und Kapazität geklärt sind.
Bedarf prüfen
Volumen, Zeiten, Peaks
Prozess abstimmen
Leitfaden, Felder, Übergabe
Team schulen
Anliegen, Ton, Eskalation
Start freigeben
Umfang und Termin vereinbaren
Typische Fälle, in denen Anrufannahme dein Team entlastet
E-Commerce, Handel und Bestellprozesse
Wenn Kunden bei Retoure, Reklamation, Erstattung, beschädigter Sendung oder telefonischer Bestellung nicht im Standardprozess weiterkommen.
PV, Energie, Wärmepumpe und Glasfaser
Wenn Interessenten-, Projekt-, Termin-, Vertrags- oder Statusanfragen regelmäßig im Team landen und Vorgänge sauber aufgenommen werden müssen.
Anfragen mit besonderen Prüfanforderungen
Wenn vor einer Auskunft bestimmte Angaben geprüft werden müssen. Ob wir diese Schritte übernehmen dürfen und können, ist vorab mit der verantwortlichen Stelle abzustimmen.
Schaden- und Störungsmeldungen
Wenn Meldungen mit Dringlichkeit und Rückrufdaten erfasst werden sollen. Servicefenster und Eskalationswege müssen vereinbart sein; eine Notrufzentrale oder ständig verfügbare Einsatzbereitschaft ist damit nicht zugesagt.
Unternehmen mit wiederkehrenden Anrufspitzen
Wenn Kampagnen, Saison, interne Ausfälle oder Bestandskundenvolumen dazu führen können, dass Telefonie große Teile des Tages bindet.
Häufig gestellte Fragen
Für welche Unternehmen passt ausgelagerte Anrufannahme?
Ist das ein klassischer Büroservice?
Könnt ihr nur Anrufspitzen übernehmen?
Wie läuft die Anrufannahme ab?
Ersetzt ihr eine KI-Telefonannahme?
Was kostet die ausgelagerte Anrufannahme?
Könnt ihr in unserem Namen ans Telefon gehen?
Was passiert nach meiner Anfrage?
Sag uns kurz, welche Anrufe wir für dein Unternehmen übernehmen sollen.
Nach deiner Anfrage melden wir uns persönlich und stimmen einen Telefontermin oder Zoom-Call ab. Gemeinsam prüfen wir Aufgaben, Volumen und Übergabe an dein Team.
Mit ein paar Angaben zu Anrufarten, Zeiten und Übergabe können wir einschätzen, wie wir dein Team am sinnvollsten entlasten.